A burocracia
para abrir um negócio exige que o empresário esteja atento a uma
série de detalhes, documentos, registros e taxas.
Porém, depois de consolidada a empresa, ainda é preciso ficar de olho em
diversas papeladas.
Como destaca a consultora jurídica do Sebrae-SP, Sandra Fiorentini, há documentos
que precisam estar à disposição da fiscalização. “Caso o empreendimento não
esteja com tudo em dia, pode ser autuado e correr o risco de receber uma multa
ou até ter a empresa fechada”.
De acordo com o professor de Administração da ESPM Adriano Gomes, alguns
desses dados são específicos ao ramo de atuação da empresa. “Depende do setor
ao qual a empresa está ligada. Aquelas relacionadas a cosméticos, por exemplo,
precisarão de licenças especiais na Anvisa. Dependendo do tipo de mercadoria a
ser comercializada, é necessária uma autorização do Exército e das Polícias
Federal e Civil.”
Veja quais são os documentos que não podem faltar a todo negócio, desde
licenças de funcionamento até documentos contábeis e fiscais.
1. Alvará
É a autorização que toda empresa tem para funcionar e obedece a
critérios municipais. “Para conseguir a autorização, é preciso verificar se o
local do imóvel está regularizado, se há o habite-se, se as planta está
regularizada junto à prefeitura, se a lei de zoneamento permite determinada
atividade naquela região”, esclarece Sandra.
O alvará deve ser renovado periodicamente, o que também varia em cada
cidade – em algumas o prazo é de 1 ano, em outras, de 2 anos. Isso é resolvido
junto à cada prefeitura. “Sem o documento, a empresa pode ser fechada a
qualquer momento."
2. CNPJ
O Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica é essencial e funciona como um RG
da empresa. “Sem ele não é possível fazer nada, nem mesmo emitir nota fiscal.
Além disso, a falta deste documento dificulta a compra e venda com outras
empresas”, explica a consultora. Qualquer débito em aberto junto à Receita
Federal, como a ausência de Imposto de Renda de Pessoa Jurídica, pode levar à
suspensão ou restrição do CNPJ.
Para saber se a sua empresa tem
irregularidades, consulte o site do órgão federal. Lá também há a possibilidade de
realizar pagamentos, parcelar tributos ou imprimir certidões negativas de
débito.
3.
Inscrição estadual e municipal
Toda empresa de comércio ou indústria precisa ter um cadastro junto à
Secretaria de Fazenda do seu estado. No caso das prestadoras de serviço, este
registro deve ser feito pelo município. Os motivos que levam a restrições nesta
documentação são semelhantes aos do CNPJ, porém, na esfera estadual e
municipal. “Basta fazer uma consulta no site da secretaria local e verificar
como está a situação da indústria ou comércio. Caso haja irregularidades, basta
procurar o órgão para verificar como sanar o problema”, destaca a consultora do
Sebrae/SP.
4. Relação Anual de Informações Sociais
A Rais, ou Relação Anual de Informações Sociais, diz respeito à
contratação de pessoas e controla as atividades trabalhistas no país. A entrega
do documento é obrigatória todo ano, mesmo que não haja contratações. A única
excessão são empreendedores individuais, que estão dispensados da entrega.
A relação pode ser enviada pela internet, no site do Ministério do Trabalho e Emprego.
Em caso de ausência, a empresa é multada. A taxa é calculada pelos dias de
atraso, levando em consideração a quantidade de empregados omitidos – até 30
dias, o valor por empregado é de 4,47 reais, e aumenta conforme o tempo.
5.
Cadastro Geral de Empregados e Desempregados
O Caged, ou Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, é a forma pela
qual o Ministério do Trabalho controla quem foi demitido e admitido. No site do
órgão é possível preencher o formulário. Em caso de não entregar o documento, o
empresário precisa justificar e também está sujeito a uma multa.
6. Livros
Toda empresa deve manter documentos que registram as atividades
contábeis no local. São os livros diário, razão, entradas e saídas. Como
explica o professor da ESPM, no primeiro devem constar todas as movimentações
dentro da empresa, como compras, vendas, pagamentos e recebimentos. O livro
razão enumera por tipo de pagamento (banco, caixas ou fornecedores) as
movimentações. Entradas e saídas dizem respeito às compras de estoque e vendas
de produtos realizadas. “Esses balanços são normalmente cedidos à fiscalizações
e não podem se contradizer”, diz Gomes.
7. Guias
Também deve estar na mão a Guia de Recolhimento do FGTS (Gefip). Ela
deve ser entregue mensalmente e pode ser preenchida no site da Receita Federal.
Basta informar os dados da empresa e dos trabalhadores, os fatos geradores de
contribuições previdenciárias e os valores devidos ao INSS, bem como as
remunerações dos trabalhadores. Outro documento importante é a Guia da
Previdência, que comprova o pagamento anual da Contribuição Sindical Patronal
e também deve estar sempre em dia.
Fonte: Exame
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